Podstawy finansowe w gastronomii
Co liczyć, by zarabiać?
Prowadzenie lokalu gastronomicznego to nie tylko dobra kuchnia i piękny lokal. W obecnych, trudnych czasach należy skupić się na liczeniu i umiejętnościach analitycznych. Bez tego nie ma szans na utrzymanie się na rynku. Od czego jednak zacząć? Jakie wskaźniki są najważniejsze? W tym artykule opowiadamy o podstawach finansowych, które powinien znać każdy restaurator!
Analityka w gastronomii – czyli co to właściwie jest?
Analityka w branży gastronomicznej to nic innego jak wszystkie dane dotyczące kosztów i przychodów lokalu, których analiza pomaga pomagać bardziej świadome decyzje biznesowe. W tej dziedzinie zawierają się liczne wskaźniki związane z prowadzeniem restauracji, które musisz znać i nauczyć się je interpretować, by zmienić je w konkretny plan na rozwój swojej gastronomii.
Podstawowe wskaźniki, które musisz znać
Prowadzenie biznesu to nie jest zadanie dla osób, które boją się liczb. Sama pasja do gotowania i dobrej kuchni nie wystarczy! Przedstawiamy najważniejsze wskaźniki, które musisz znać, jeśli prowadzisz restaurację.
Przychody, Dochody, Zysk, Obrót
Przychód jest to łączna wartość sprzedaży dóbr i towarów netto (czyli bez VAT) w danym okresie rozliczeniowym. Można więc powiedzieć, że przychodem są wszystkie środki wpływające do kasy, pochodzące z prowadzenia działalności gospodarczej.
Kiedy od przychodu odejmiemy koszty jego uzyskania, otrzymujemy dochód. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się wydatki, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, mają związek z prowadzoną działalnością, są odpowiednio udokumentowane i nie posiadają cech wydatków o charakterze osobistym dla przedsiębiorcy.
Dochód jest to czysty zysk, który uzyskuje się po odjęciu kosztów. Dochodu nie ma, jeśli przychody są niższe od kosztów. Wyróżnia się dwie podstawowe kategorie dochodu: dochód brutto – czyli nadwyżka przychodów nad kosztami ich uzyskania przed opodatkowaniem oraz dochód netto – czyli nadwyżka przychodów nad kosztami ich uzyskania po uwzględnieniu podatku dochodowego.
Obrót natomiast to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów (należności brutto) pomniejszone o należny do zapłacenia podatek dochodowy. Na wysokość obrotu nie mają wpływu żadne poniesione koszty.
Zysk to dodatni wynik finansowy przedsiębiorstwa. Oznacza on, że firma ma wyższe przychody niż koszty uzyskania.
Koszty surowca, koszty personelu i koszty operacyjne
Koszty w gastronomii możemy podzielić na trzy główne grupy: koszty surowca, koszty personelu oraz koszty operacyjne.
Procentowy koszt surowca – składa się z wyliczonego kosztu żywności i kosztu napojów. Pokazuje on procentowy udział kosztu surowca w odniesieniu do wartości sprzedaży, a co za tym idzie – skuteczność zarządzania surowcem.
Teoretyczny koszt surowca – jest to koszt, jaki byłby potrzebny do wykonania całej produkcji bez żadnych dodatkowych strat. Pozwala zorientować się, czy aktualny, realny koszt surowca jest zgodny z założeniami receptur.
Procentowy koszt personelu – porównuje koszt personelu do wielkości sprzedaży. Jest to wskaźnik dość ogólny, na który mają wpływ wynagrodzenia oraz efektywność pracy personelu.
Procentowy koszt operacyjny – porównuje wartość kosztów operacyjnych do wielkości sprzedaży. Dzięki niemu możesz śledzić zmiany wartości kosztów operacyjnych w odniesieniu do sprzedaży i reagować, jeśli zauważysz nieusprawiedliwione wzrosty.
Koszty operacyjne mogą być przypisane bezpośrednio do konkretnych pozycji (np. koncesja na sprzedaż alkoholu) lub związane z ogólnym funkcjonowaniem lokalu (np. materiały biurowe, środki czystości). Koszty operacyjne stanowią zazwyczaj najmniejszą część całości kosztów (ok. 10-20%), można je w uproszczony sposób określić jako wszystko to, co nie jest kosztem surowca i personelu.
Ceny i marże
Ceny skupu – obowiązują w przypadku nabywania surowców rolnych, owoców, warzyw i grzybów bezpośrednio w punktach skupu. Po doliczeniu marży w nich obowiązującej są sprzedawane wytwórcom produktów żywnościowych do dalszego przetwórstwa, placówkom handlu detalicznego oraz bezpośrednio do zakładów gastronomicznych.
Ceny zbytu – płacone za produkty żywnościowe nabywane bezpośrednio w zakładach produkcyjnych. Cena zbytu uwzględniająca zysk producenta jest ceną zbytu netto, a po doliczeniu podatku VAT – ceną zbytu brutto. W cenie zbytu brutto sprzedaje się produkty żywnościowe do placówek handlu hurtowego lub detalicznego, bezpośrednio do zakładów gastronomicznych oraz innych zakładów produkcyjnych.
Ceny importera – to ceny produktów żywnościowych sprowadzanych do zakładów gastronomicznych z zagranicy za pośrednictwem importerów. Cena importera netto uwzględnia zysk importera, a w cenę importera brutto zostaje także wliczony podatek VAT.
Ceny hurtowe – są wyznaczane przez przedsiębiorstwa handlu hurtowego (hurtownie ogólnospożywcze i specjalistyczne) oferujące kompleksowe zaopatrzenie gastronomii. Cena hurtowa po uwzględnieniu marży hurtowej to cena hurtowa netto, a po doliczeniu podatku VAT – cena hurtowa brutto.
Ceny detaliczne – dotyczą produktów żywnościowych nabywanych w hipermarketach, supermarketach, sklepach dyskontowych oraz spożywczych. Cena detaliczna netto zawiera marżę detaliczną, a po doliczeniu podatku VAT staje się ceną detaliczną brutto.
Elementem ceny gastronomicznej jest marża gastronomiczna, czyli różnica między ceną gastronomiczną netto a kosztem jednostkowym wytworzenia potrawy lub napoju bądź kosztem nabycia towarów handlowych.
Marżę handlową obliczany poprzez odjęcie od obrotów netto wszystkich kosztów surowca netto.
Wskaźniki EBITDA, EBIT I EBT
EBITDA pochodzi od angielskiego earnings before interest, taxes, depreciation and amortization (przed odjęciem zobowiązań oprocentowanych, podatków i amortyzacji), a więc poprzez odjęcie od obrotów netto kosztów personelu, surowca oraz operacyjnych.
Wynik pokazuje nam bieżącą skuteczność działalności (bez uwzględnienia np. obciążeń kredytowych) i jest najbardziej podstawowym wskaźnikiem.
Koszty amortyzacji (wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych) uwzględnia wskaźnik EBIT (ang. earnings before deducting interest and taxes). Amortyzacja z księgowego punktu widzenia jest kosztem, a więc będzie wpływać na wysokość podatków.
Kolejny wskaźnik, którym mierzymy zysk jest EBT, biorący pod uwagę także odsetki od zaciągniętych pożyczek.
Wskaźniki ROI i ROE
By ocenić, czy nasza inwestycja w biznes gastronomiczny jest opłacalna, stosuje się wskaźnik ROI (ang. return of investment). Wyraża on w procentach stopień zwrotu poniesionych nakładów.
Drugim stosowanym często wskaźnikiem jest ROE (ang. return of equity), czyli zwrot kapitału. W tym wypadku obliczamy stosunek zysku wyłącznie do własnego wkładu, bez zaciągniętych pożyczek.
Food Cost i Beverage Cost
Są to jedne z ważniejszych pojęć w przypadku prowadzenia lokalu gastronomicznego.
Food Cost (z ang. koszt żywności, koszt surowca) określa koszt produktów spożywczych, potrzebnych do wykonania dania, które jest serwowane w lokalu gastronomicznym.
Z kolei Beverage Cost oznacza koszt surowców, potrzebnych do wykonania napojów lub drinków. Wartości obu wskaźników wyraża się w procentach.
Paragony
Średnia wartość paragonów – jest to średnia wartość płaconych przez gości rachunków. Mówi o skuteczności sprzedażowej kelnerów i atrakcyjności oferty (na którą wpływa jej trafność, jakość i cena sprzedaży).
Liczba paragonów – czyli liczba transakcji. Mówi o trafności i atrakcyjności oferty, skuteczności działań marketingowych i promocyjnych i jest czujką wskazującą na ewentualne działania konkurencji.
Nadmiar żywności
W tej kategorii można się napotkać na 3 główne pojęcia.
Food waste – nie tylko to, czego nie udało nam się sprzedać, ale również wszelkiego rodzaju pozostałości czy odpadki powstałe podczas przygotowywania posiłków, jak i wszelkie pozostałości powracające do kuchni na talerzach.
Overproduction (nadprodukcja) – to nic innego tylko nieprzemyślana strategia dotycząca nadmiernej produkcji.
Overstock (nadwyżka magazynowa) – zawsze oczekuj od swoich szefów kuchni, aby trzymali się minimalnego, tj. akuratnego, poziomu stocku na magazynie. Dzięki temu rotacja produktów jest płynna, szybka i nie prowadzi do sytuacji, w której produkty wychodzą z daty lub psują się (warzywa, owoce). Kupowanie nadmiernej ilości produktów jest potencjalnie pierwszym krokiem do strat finansowych.
Co liczyć, by mieć wskaźniki pod kontrolą?
Istnieje kilka aspektów działania Twojego lokalu, które musisz mieć pod bieżącą kontrolą, by usprawnić jego funkcjonowanie. Podpowiadamy, co warto regularnie liczyć i jakie dodatkowe działania wprowadzić.
Dzienne raporty kasowe
Przeglądanie raportów sprzedażowych z każdego dnia jest doskonałym narzędziem, by w czasie rzeczywistym dokonywać zmian w funkcjonowaniu lokalu. Po każdym dniu możesz sprawdzić, jakie dania sprzedawały się najlepiej, jaki był utarg oraz w jakich godzinach było najwięcej gości. Dzięki temu nie tylko dowiesz się więcej o preferencjach Twoich klientów, ale będziesz w stanie lepiej dopasować godziny otwarcia Twojej restauracji oraz liczbę pracowników na daną zmianę, a tym samym lepiej zaplanujesz grafik.
Pamiętaj, by każdego dnia sprawdzać przeprowadzone transakcje. Zwracaj uwagę, czy transakcje gotówkowe na pewno były zapłacone gotówką i kontroluj zwroty. Monitoruj to każdego dnia, a będziesz mieć pewność, że każdy z pracowników wykonuje swoją pracę właściwie.
Kontrola kuchni i magazynu
Warto sprawować bieżącą kontrolę nad przychodami i rozchodami produktów na magazynie, gdyż pozwala to na sprawdzenie, czy towar nie ginie w trakcie procesu dostawy lub przygotowywania dań. Częsta kontrola stanów magazynowych będzie doskonałym motywatorem dla pracowników do utrzymania odpowiednich ilości produktów w restauracyjnej spiżarni. Dodatkowo sprawdzanie terminów zdatności do spożycia i wydawanie towaru zgodnie z regułą FIFO, pozwoli Ci zminimalizować straty.
Kontroluj czas pracy personelu
Jak sprawdzasz u siebie w lokalu, czy Twoi pracownicy trzymają się ustalonych godzin pracy? Warto na bieżąco monitorować czas pracy załogi. Powinieneś sprawdzać, ile dokładnie pracownik przepracował godzin, ile wynoszą jego przerwy, a także ilu gości, jakie rachunki oraz które stoliki obecnie obsługuje.
Raport zysków i strat
Odpowiednie zarządzanie restauracją z wykorzystaniem raportu zysków i strat, znanego również jako rachunek zysków i strat to dokument finansowy przedstawiający wyniki finansowe lokalu za określony okres. Raport ten pokazuje, ile pieniędzy restauracja zarobiła i ile wyniosły straty w danym okresie, a także informuje o różnych kosztach związanych z prowadzeniem biznesu. Raport zysków i strat jest ważnym narzędziem zarządzania finansami lokalu, ponieważ umożliwia monitorowanie wyników finansowych i podejmowanie decyzji biznesowych na podstawie tych wyników.
Korzystaj ze sprzedaży sugerowanej
Aby podnieść obroty, a przy okazji również zadowolenie gości, warto stosować sprzedaż sugerowaną zwaną też sugestywną. Jest to technika polegająca na pomaganiu w wyborze dań, a jednocześnie na sugerowaniu kolejnych zamówień np. deserów. Taką formę sprzedaży można zastosować w trakcie wizyty gościa nawet kilkakrotnie: podczas zamawiania dania (warto wówczas zaproponować mu różne opcje), w trakcie spożywania posiłku (dobrze jest zaoferować na tym etapie jakiś dodatek) oraz w momencie zbierania talerzy (np. zaoferować kawę lub deser). W ten sposób można podnieść sprzedaż nawet o 30%!
Zapisz się do newslettera
Wypełnij formularz i zapisz się do naszego newslettera – otrzymasz wyłącznie treści związane z artykułami edukacyjnymi z sektora HoReCa.
