Najważniejsze KPI w gastronomii.

Wiele mówi się o świadomym prowadzeniu biznesu gastronomicznego w oparciu o analizę danych. Jednak jakie są najważniejsze wskaźniki, które warto kontrolować w gastronomii i co mogą nam one powiedzieć o naszej działalności? W tym artykule się im przyglądamy.

Dlaczego warto korzystać z mierników w gastronomii?

Biznesowe podejście do prowadzenia gastronomii zakłada analizę bieżących wyników oraz tworzenie planów i założeń na przyszłość. Żeby móc sensownie zakładać jak będzie wyglądać rozwój naszego biznesu w dłuższej perspektywie, musimy posiadać dane i na ich podstawie wysuwać wnioski. Oprócz podstawowych statystyk, takich jak np. wysokość sprzedaży, przychód całkowity, koszty surowców, koszty pracy, koszty operacyjne, warto wyznaczyć również mierniki, które powiedzą nam nieco więcej o konkretnym obszarze naszej działalności.

Określenie KPI (Key Performance Indicators), czyli kluczowych wskaźników efektywności, pozwoli nam monitorować wybrane mierniki dotyczące naszego biznesu, które chcemy ulepszać. Posługiwanie się konkretnymi KPI pozwala realizować kilka celów naszej działalności.

Bieżące kontrolowanie wskaźników jest podstawą do oceny funkcjonowania pojedynczego biznesu gastronomicznego lub sieci lokalizacji. Umożliwia identyfikację mocnych i słabych stron oraz podejmowanie świadomych decyzji mających na celu poprawę wyników.

Ilościowe i jakościowe KPI w restauracji 

Najważniejsze KPI w gastronomii

Każdy koncept gastronomiczny jest inny – ma własną specyfikę, charakter oraz priorytety – dlatego też dla każdego lokalu odmienne będą kluczowe KPI. Restauracje z obsługą kelnerską mogą być zainteresowane wskaźnikiem rotacji stolików i jakością serwisu, podczas gdy w sieci foodtrucków bardziej mogą liczyć się takie kwestie jak czas wydania zamówienia i sprzedaż napojów. Poniżej przedstawiamy listę najczęściej wykorzystywanych KPI do analizowania biznesu gastronomicznego.

Średnia wartość rachunku

Średni rachunek pokazuje nam, jaka jest średnia wartość rachunku na jednego gościa (lub transakcję). Wartość otrzymujemy poprzez podzielenie wielkości sprzedaży netto w danym okresie przez liczbę transakcji (paragonów). To KPI pomaga w prosty sposób śledzić jak wygląda sprzedaż w lokalu – czy klienci zaczynają kupować więcej i rachunek wzrasta, czy się zmniejsza. Jest to obszar, na który może znacznie wpływać praca kelnerów, w szczególności rekomendowanie dodatków, zachęcające do poszerzania zamówienia.

Ilość pozycji na rachunku (unit per transaction)

To KPI  łączy się mocno z wysokością średniego rachunku i może być przedmiotem pracy personelu. Pozycje na rachunku mogą być też analizowane pod kątem zestawów, np. czy do dania głównego dobierane są napoje lub czy do deseru goście dobierają kawę. Na bazie tych informacji można ustalić np. strategię sprzedaży sugerowanej. 

Sprzedaż pozycji menu

Jest to typowo ilościowe KPI, które w zależności od priorytetów lokalu może skupiać się na sprzedaży konkretnych pozycji z menu lub grup produktów. Biorąc pod uwagę np. najpopularniejsze dania w menu, możemy przyjrzeć się im pod kątem receptur i zoptymalizować food cost, by więcej na nich zarabiać lub zacząć rekomendować do nich pasujący dodatek, np. napój. 

Strategia firmy na może obejmować promowanie konkretnej pozycji lub grupy produktów, np. trzech nowych lemoniad własnej produkcji, ze względu na wysoką marżowość i zyski. Jeśli duża sprzedaż tych pozycji zostanie postawiona jako cel i priorytet obsługi kelnerskiej w danym miesiącu, to ilościowe KPI pozwoli przeanalizować ile napoi udało się sprzedać i jak załoga poradziła sobie z tym zadaniem. Jeśli lokal ma na celu znacząco podnieść przychody ze sprzedaży, najlepiej wyznaczyć atrakcyjne dania lub napoje z niskim food costem, które pracownicy mają polecać jako np. dodatek do zamówienia.

Liczba wydanych zamówień

Ilość wydanych zamówień może być kolejnym ważnym wskaźnikiem, który pozwala badać efektywność zespołu oraz zainteresowanie lokalem wśród gości. Można ją analizować pod kątem liczby zamówień w danych przedziale czasowym lub na konkretnego klienta, którego dane posiadamy w bazie klientów i możemy zidentyfikować.

Rekomendowanie produktów

Monitorowanie tego, jak obsługa kelnerska radzi sobie z upsellingiem, czyli polecaniem dodatkowych produktów do zamówienia to świetny sposób na zwiększenie sprzedaży i wprowadzenie systemu motywacyjnego. Występują tutaj obopólne zyski – lokal więcej zarabia, a pracownik najlepiej wykorzystujący sprzedaż sugerowaną może liczyć na dodatkową premię.

Rotacja stolików (Table turnover rate)

Rotacja stolików określa ile czasu klienci spędzają średnio przy stoliku. Jest to ważna informacja dla lokali, które mają duże obłożenie, ponieważ z powodu zajętych stolików część osób może zrezygnować z odwiedzenia restauracji. By nie tracić klientów punkt gastronomiczny może postawić na działania usprawniające obsługę klienta, takie jak szybsze złożenie zamówienia i wydanie dania – dzięki czemu gość szybciej zwolni stolik dla kolejnej osoby. Drugim wyjściem jest zwiększenie miejsc w lokalu lub atrakcyjna oferta na wynos.

Darmowe arkusze do kontrolowania KPI

Czas dostawy / wydawania zamówienia

Jest to jeden z najważniejszych czynników, jaki wpływa na satysfakcję klienta, szczególnie  w przypadku dowozów. Dzięki temu KPI analizujemy średni czas przygotowania dania lub jego dostawy i możemy starać się wpłynąć na jego skrócenie, np. poprzez polepszenie ergonomii pracy kucharzy. Pomocne mogą być ekrany KDS w kuchni – kitchen display system pomaga mierzyć czas od momentu przesłania zamówienia do czasu jego wydania. Na bazie tego KPI można stworzyć system premiowy.

Food Cost i Beverage Cost restauracji

Koszt przygotowania konkretnego dania lub napoju w stosunku do jego ceny to jedna z najważniejszych informacji dla opracowania menu, które przynosi restauracji zysk. Koszty wytworzenia należy regularnie kontrolować, ponieważ każda nowa dostawa produktów może mieć na nie znaczący wpływ – ceny surowców spożywczych mogą znacząco się zmieniać. Za utrzmywanie food costu i beverage costu, tworzenie nowych receptur, kontrolowanie strat i cen zakupów może być odpowiedzialny szef kuchni. lub inna osoba decyzyjna.

W przypadku food costu i beverage costu liczonego dla całego menu, mowa o wartości zużycia, nie o wartości magazynu produktów! Średni food cost dla menu obliczany w skali miesiąca może być przyrównywany do wartości sprzedaży, by ustalić zysk.  

Wskaźnik rotacji zapasów (Stock turnover)

Przy prowadzeniu magazynu produktów ważne jest utrzymywanie stanów magazynowych na odpowiednim poziomie przy jednoczesnej dbałości o terminy przydatności do spożycia. Jednak na zapasy można spojrzeć też z perspektywy kosztów – śledząc ile razy zatowarujemy magazyn w skali miesiąca i tworząc optymalną bazę produktów, bez niepotrzebnego “mrożenia gotówki”. 

Zbyt duże zatowarowanie oznacza niesprzedany towar, na którym nie zarabiamy i jednokrotny znaczny wydatek pieniężny. Choć znaczne zapasy mogą być komfortowe dla kuchni, łatwiej wówczas o marnotrawienie produktów. Dlatego kontrolowanie magazynu i szybsza rotacja towarów pomaga lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi, czyli cash flow i zachować środki na opłacania bieżących rachunków.

Liczba pomyłek 

Pomyłki zdarzają się każdemu i wszędzie, jednak mając na celu ulepszenie działania procesów w lokalu gastronomicznym, warto przyjrzeć się również im, a następnie zacząć im zapobiegać. 

Czym się kierować wyznaczając KPI?

KPI są niezwykle przydatne, ponieważ mogą pomóc w monitorowaniu i doskonaleniu procesów, zwiększaniu zyskowności, poprawianiu jakości obsługi klienta i budowaniu lojalności gości. Przy odpowiednim doborze i monitorowaniu wskaźników KPI można efektywnie zarządzać i doskonalić swoją działalność.

Dane są niezwykle ważne przy zarządzaniu i rozwijaniu biznesu gastronomicznego, jednak podstawą sukcesu jest odpowiednie sparametryzowanie wskaźników. Rozpoczynając ten proces najlepiej liczyć wskaźniki przez kilka miesięcy, obserwować jak się zachowują i spróbować zrozumieć z czego wynikają zmiany. Nie warto wyciągać radykalnych wniosków na bazie krótkiego okresu. KPI powinny być dobrze dopasowane, jeśli mają być podstawą oceny pracowników.

Drugą sprawą jest przywiązanie do wyznaczonych celów i targetów. Należy pamiętać, że nie posługujemy się wskaźnikami i nie monitorujemy danych dla samych cyferek. To co się liczy to zysk, w końcu zarabiamy pieniądze, a nie procenty na wykresie. Może się zdarzyć, że choć odbiegamy od konkretnych targetów to biznes świetnie funkcjonuje i zarabia. Przykładem może być Food cost. Choć w wielu źródłach przeczytać można, że optymalny food cost wynosi około 30%, to w rzeczywistości i 40% może przynosić zadowalające wyniki, ponieważ np. konkretne składniki wzmagają popyt na określone danie, a lokal zarabia najwięcej na sprzedaży kawy do posiłków. Na przychody wpływa masa czynników a każdy biznes gastronomiczny jest inny, dlatego warto umiejętnie ustalić KPI i dostosować je do specyfiki naszego biznesu.

Wskaźniki powinny przede wszystkim wspierać propozycję wartości, którą przyjął lokal i być narzędziem do utrzymywania jakości usług. Dlatego warto się zastanowić co gra największą rolę w naszej gastronomii i skupić się na udoskonalaniu tych aspektów.

Jeśli chcesz operować na danych, musisz posiadać narzędzie do ich zbierania. Najlepiej wykorzystać do tego system obejmujący dane sprzedażowe, stany magazynowe, a także funkcjonalności związane z ewidencją czasu pracy pracowników. Profesjonalny i mobilny POS z funkcjami zarządzania siecią lokali to najlepsze rozwiązanie, ponieważ pozwala przetrzymywać dane w chmurze i mieć do nich zdalny dostęp. Dodatkowo, w przypadku zarządzania siecią lub franczyzą jeden system ułatwia wdrożenie i pozwala kontrolować dane z wszystkich lokalizacji.