Klucz do dobrych decyzji to analiza danych!
Wykorzystaj ją w swojej sieci gastronomicznej
Podejmowanie decyzji nie jest łatwe… Doskonale wiedzą o tym restauratorzy, których wybory znacząco wpływają na powodzenie inwestycji, jaką jest lokal lub sieć gastronomiczna. Jak zatem podejmować korzystne dla biznesu decyzje i co może nam w tym pomóc? W tym artykule rzucamy nieco światła na często pomijaną kwestię, jaką jest wykorzystanie danych w procesie decyzyjnym.
Decyzyjność w gastronomii – skąd czerpać wiedzę?
Prowadzenie własnej restauracji, pizzerii czy kawiarni to marzenie wielu osób, pragnących połączyć źródło utrzymania z własną pasją. Inni przedsiębiorcy, z bardziej biznesowym podejściem, widzą w gastronomii dobry i stosunkowo łatwy sposób na pomnożenie zysków. I choć zarządzanie lokalem może kojarzyć się z gościnnością, tworzeniem miłej atmosfery dla gości, urządzaniem wnętrza czy kreatywnym podejściem do menu i promocji, nie można zapominać o głównym zadaniu właściciela – podejmowaniu kluczowych decyzji.
U podstaw dobrze zarządzanej i dochodowej gastronomii leży masa wyborów – od samego pomysłu na koncept, poprzez znalezienie lokalu użytkowego, zakup sprzętów, zatrudnienie pracowników, utworzenie menu, a następnie złożenie tych elementów w sprawnie działający mechanizm. Dlatego osoba, która chce prowadzić lokal czy sieć gastronomiczną powinna mieć świadomość, że rola właściciela łączy się z częstym podejmowaniem decyzji i braniem za nie odpowiedzialności – nie do się od tego uciec.
Jednak żaden człowiek nie jest nieomylny. Jak zatem radzić sobie z codziennymi obowiązkami szefa i czym się kierować w podejmowaniu różnego rodzaju decyzji, by były one jak najkorzystniejsze? Pomocne mogą okazać się takie kwestie jak: edukacja na tematy związane z gastronomią, przeglądanie case study, śledzenie rynku i zachowań konsumenta, ale przede wszystkim bazowanie na sprawdzonych danych, które odnoszą się stricte do naszego biznesu.
Po co nam analiza danych?
W dzisiejszych czasach prowadzenie biznesu może być wspomagane przez różnego rodzaju programy i narzędzia, umożliwiające badanie trendów, monitorowanie sprzedaży i raportowanie wyników. Lokale gastronomiczne to placówki, które dostarczają mnóstwo cennych informacji z punktu widzenia osoby decyzyjnej – dlatego warto się z nimi oswoić i je wykorzystywać! W oparciu o nie dużo łatwiej ocenić czy dany pomysł jest dobry, a tym samym ograniczyć ryzyko niewłaściwych zmian czy strat.
W restauracji można wziąć pod lupę wiele statystyk – najłatwiej wyciągnąć je z profesjonalnego systemu POS dla gastronomii, który pozwala tworzyć przejrzyste raporty. Poniżej omawiamy najważniejsze z nich.
Analiza raportów sprzedaży pod kątem najpopularniejszych dań pozwala nam ocenić jakie pozycje świetnie się sprzedają, a które ledwo są zauważane przez gości. Możemy dzięki temu wytypować dania, na których warto się skupić i np. zaplanować odpowiednie stany produktów na magazynie, żeby kuchnia mogła wydać odpowiednią liczbę najlepiej sprzedających się dań.
Średnia wartość rachunku to wskaźnik pokazujący nam ile średnio wydają u nas klienci. Można wykorzystać go do badania efektywności pracowników pod kątem rekomendowania dodatków do zamówienia lub polecania konkretnych komplementarnych pozycji, np. ciasta do kawy. Te informacje mogą nam pomóc nagrodzić konkretnego pracownika za najlepszą dosprzedaż – system POS pozwala np. przejrzeć rachunki nabite przez konkretną osobę.
Liczba rachunków pomaga wywnioskować jaki był ruch w konkretnym dniu tygodnia czy o konkretnej godzinie. Dzięki wiedzy na temat tego jaka liczba gości odwiedza naszą restaurację i które dni są najlepsze sprzedażowo możemy lepiej dostosować dni i godziny otwarcia, liczbę kelnerów i kucharzy oraz zadbać o odpowiednie zatowarowanie. Niektóre lokale są zamknięte w poniedziałki, a zdarzają się i takie, dla których najbardziej opłacalne jest otwieranie się tylko od czwartku do niedzieli.
Kolejnym bardzo ważnym wskaźnikiem jest food cost – pozwala on podejmować decyzje związane z cenami dań z menu. Więcej na ten temat mówiliśmy we wpisie: Jak obliczyć food cost i ustalić cenę dań w restauracji?
O krok dalej jest inżynieria menu, czyli metoda pozwalająca przeanalizować całe menu pod kątem popularności dań i ich opłacalności. Dzięki niej można wyznaczyć dania przynoszące największe zyski dla lokalu i skupić się na poprawieniu ich sprzedaży, a potrawy przynoszące więcej strat niż korzyści wyrzucić całkowicie z oferty. Więcej o tej metodzie dowiesz się z wpisu: Gwiazdy, psy i dojne krowy jako… dania menu? Dowiedz się czym jest inżynieria menu w gastronomii!
Kluczowa dla właściciela powinna być struktura kosztów w gastronomii, czyli kontrola nad tym jakie koszty stałe i zmienne generuje nasz lokal i czy generowany zysk jest wystarczający, by go utrzymać. Przy nowych konceptach bardzo ważne określenie zwrotu z inwestycji i jest rozplanowanie w jakiej perspektywie czasowej będziemy w stanie odzyskać kapitał włożony w otwarcie lokalu czy sieci. Co za tym idzie, wiemy jak mamy budżet, jakie wydatki możemy ponieść, a na czym najlepiej oszczędzić. Czy jakieś koszty znacząco przewyższają inne lub czy w obrębie np. pół roku jakieś wydatki wzrosły znacząco i zaburzają nasz budżet?
Wszystkie te cenne informacje pokazują nam w jakim kierunku dążymy i jaka perspektywa kształtuje się przed naszym biznesem. Dzięki bieżącej analizie widać jakie powinny być cele na bieżący okres (np. jaki zysk musimy wygenerować, by wyrównać koszty) lub jakie są pilne sprawy, które należy natychmiast załatwić (np. poszukać innego dostawy produktów czy energii elektrycznej).
Dane pozwalają nam też wyłapać nieprawidłowości np. wśród pracy załogi, błędy, zbyt małą lub zbyt dużą wagę porcji, zamówienia, które się marnują czy inne nieprzewidywalne rzeczy które się wyrzuca lub inne nieprzewidywalne rzeczy.
Więcej o tym, jakie wskaźniki warto mierzyć i kontrolować, pisaliśmy już we wpisie: Najważniejsze KPI w gastronomii – poznaj wskaźniki, które warto mierzyć.
Darmowe arkusze
do kontrolowania gastronomii
Kalkulator Food Cost
Darmowy arkusz food cost pozwoli ci obliczyć ile kosztuje przygotowanie konkretnej potrawy i jaka powinna być jej cena, by lokal zarabiał na sprzedaży tego dania.
Arkusz zysków i strat
Arkusz P&L to jedno z najważniejszych narzędzi restauratora, które pozwala oszacować ile wynoszą koszty prowadzenia lokalu i jakie powinny być zyski, by biznes się rozwijał.
Inżyniera menu (menu engineering)
Ten arkusz pozwoli ci przeanalizować ofertę gastronomiczną lokalu i ocenić, które dania są rentowne i przynoszą najwięcej zysku, a które lepiej usunąć z menu.
Delegowanie zadań w gastronomii
Chociaż ostateczne zdanie należy zawsze do szefa firmy, to nie zawsze musi być on ekspertem w każdej dziedzinie, a nawet… nie powinien nim być! Z czasem, gdy biznes rośnie i otwierane są kolejne lokalizacje, właściciel nie jest w stanie zająć się wszystkim osobiście. Podobnie z biegłością w sprawach księgowych, kadrowych, marketingowych czy zaopatrzeniowych… lepiej oddać je w ręce zaufanych osób, specjalizujących się w tym temacie. Wówczas mogą oni wesprzeć przedsiębiorcę swoją wiedzą i doświadczeniem, dzięki czemu ciężar odpowiedzialności za biznes będzie nieco mniejszy.
Jeśli nasz zespół składa się np. z dyrektora operacyjnego, osoby od gospodarki magazynowej, szefa kuchni odpowiedzialnego za tworzenie menu i food cost, specjalisty od marketingu, pracownicy ci mogą przejąć część obowiązków i podejmować decyzje za właściciela. Delegowanie zadań pozwala nie tylko odzyskać więcej czasu dla siebie, ale również zdobyć więcej czasu na przemyślenie pewnych kwestii.
Regularność i praktyka, czyli jak ułatwić sobie podejmowanie decyzji biznesowych?
Nie wszyscy lubują się w tworzeniu analiz, arkuszy kalkulacyjnych i porównywaniu danych. Jednak tego typu działania najgorzej zacząć, a z każdym kolejnym razem jest już łatwiej – z czasem przeglądanie aktualnych wyników finansowych wchodzi w nawyk. Nie warto odkładać w nieskończoność tak istotnych spraw jak kwestie finansów, zaopatrzenia czy sprzedaży, ponieważ im szybciej zaczniemy analizować dane, tym szybciej zaczniemy lepiej zarządzać lokalem i polepszać jego wyniki. Minimalizowanie ryzyka niepowodzenia to największy plus, jaki daje bieżące kontrolowanie wskaźników.
Przedsiębiorcy prowadzące sieci gastronomiczne, którzy planują nowe lokalizacje, przyznają, że nie wyobrażają sobie nie przeglądać danych, nie mieć nad nimi kontroli i nie reagować na bieżąco. Działanie po omacku, bez potwierdzenia w rzeczywistości naszych tez powoduje, że nie wiemy jakie podjąć działania w momencie, gdy coś idzie źle.
Chociaż prowadzenie lokalu gastronomicznego, a w szczególności sieci lokali powinno być oparte na bieżącej analizie dostępnych danych, to jednak musimy pamiętać, że nie wszystko da się wyjaśnić na podstawie liczb i zewnętrznych informacji. Branża usługowa opiera się na czymś więcej niż “suchych” wyliczeniach – tutaj liczy się drugi człowiek i jego odczucia, związane z jedzeniem, atmosferą i sposobem obsługi. Podobnie w kwestii trendów – są to rzeczy, których nie da się w 100% przewidzieć, dlatego dobrze gdy osoba decyzyjna kieruje się również własnym przeczuciem i ma pomysł na swój biznes.
Zapisz się do newslettera
Wypełnij formularz i zapisz się do naszego newslettera – otrzymasz wyłącznie treści związane z artykułami edukacyjnymi z sektora HoReCa.
